Het beurzen-seizoen staat weer voor de deur. De eerste maanden van het jaar zijn traditioneel de maanden waarin de meeste zakelijke en consumentenbeurzen plaatsvinden. Denk aan de grote beurzen zoals Horecava, Vakantiebeurs, Webwinkel Vakdagen en EventSummit. Maar vergeet ook niet de honderden kleinere en niche beurzen. Organisatoren vechten om bezoekers en smijten met advertenties. Veel ondernemers boeken weer een stand om te exposeren of kopen tickets om te flaneren. Inspiratie opdoen en inspiratie geven. Netwerken en net werken. Maar hoe zorg je er nu voor dat de beurs een succes wordt voor jou als organisator?
5 Tips voor organisatoren
Het is niet makkelijk om een beurs of congres te organiseren. Dat weten wij als geen ander. Maar, toch lijkt het of weinig organisatoren bij elkaar kijken voor inspiratie. Want veel organisatoren van beurzen maken dezelfde, onnodige, foutjes die de bezoeker ontevreden kan maken. En bij beurzen gaat het om de bezoekers. Exposanten komen niet meer als bezoekers niet komen, dus de bezoeker enthousiast maken én houden is het hoofddoel. Wij hebben een paar tips.
TIP 1: Een aparte ingang voor sprekers
Wie wel eens een muziekevenement heeft georganiseerd, weet dat artiesten altijd via een achterdeur of VIP ingang binnen komen. Niet omdat zij belangrijk gevonden willen worden, maar omdat je bezoekers niet wilt ophouden door de komst van artiesten. Daarnaast worden artiesten dan aangesproken door de reguliere bezoekers waardoor opstopping ontstaat. Bij beurzen zie je nog heel vaak verschillende rijen bij één ingang. Een rij voor sprekers, een rij voor exposanten, meerdere rijen voor bezoekers met tickets en een paar rijen voor bezoekers zonder tickets. De beperkte ruimte die een ingang van een beurs heeft, wordt zo deels opgeslokt door exposanten en sprekers. Zoals gezegd kan je sprekers beter via een andere ingang binnen laten. En exposanten zijn echt allang binnen zijn als bezoekers binnen komen. Zo houd je ruimte over voor de entree van je bezoekers, zijn zij sneller binnen, kunnen ze sneller naar jouw betalende exposanten toe en zijn ze wellicht nog gelukkiger ook. En voor je sprekers bied je een unieke service. Een VIP ingang. Hoe gastvrij is dat? Bezoekers die lang moeten wachten om naar binnen te gaan zijn vaak ontevreden. En om je bezoek nu ontevreden te beginnen… dat biedt geen perspectief voor goede zaken. En om zaken doen draait het vaak wel bij beurzen.
TIP 2: De uitgang halverwege de dag open
Bij de Webwinkel Vakdagen zag ik bij de entree zelfs een afgezette rij met daarboven het bordje ‘uitgang’. Aan het begin van de dag wanneer honderden of duizenden mensen tegelijk naar binnen willen, wordt een deel van de ruimte afgezet voor de uitgang. Super onnodig. Helemaal als je bedenkt dat de drukte vaak aan het begin en het einde van de beurs is. Een grote ingang kan aan het einde van de dag een grote uitgang zijn, maar aan het begin van de dag hoeft er echt geen uitgang vrij gehouden te worden. Wie komt er nou binnen om vervolgens 15 minuten later weer weg te gaan? Als dat zo is, dan is er wat anders mis met je beurs, dus daar gaan we maar niet van uit. Hou de eerste 2 uur van je beurs niet een ruimte vrij voor de uitgang, maar creëer de uitgang gedurende de dag. Zo kunnen mensen sneller naar binnen en voorkom je onnodige opstopping.
TIP 3: Paperless tickets
Een persoonlijke ergernis is dat ik anno 2020 nog heel vaak tickets moet printen. Voor sommige beurzen zoals Event Summit moet ik als bezoeker nog eerst door een ballotagecommissie wanneer ik mij online aanmeld voordat ik een ticket krijg. Maar als ik dan eenmaal mijn ticket heb, moet ik hem altijd nog uitprinten. Want vaak hebben zij geen PDF optie of een optie om hem in de wallet van je iPhone te zetten. Gemiste kans. Vervolgens zie ik bij de ingang een rij voor bezoekers met een papieren ticket (ja, het stond er letterlijk), bezoekers met een digitaal ticket (ook dit stond er letterlijk) en bezoekers zonder ticket. Typisch iets voor een segmentatiefetisjist, maar handig is het niet. Hoe dan ook, het is echt niet nodig om mensen nog een ticket te laten printen. Je kunt tickets gewoon in je wallet zetten of als PDF op je telefoon openen. Nagenoeg iedere scanner kan dit lezen. Het zorgt er niet alleen voor dat we voorkomen dat we met z’n alleen complete bossen omkappen om entreetickets voor een beurs te printen, maar het zorgt ook voor een snellere doorstroom. Duurzaam en snel. Het is 2020, dus eigenlijk ook best logisch. Want mensen zonder smartphone… die vind je echt niet meer op je beurs.
TIP 4: Koppel doelen aan elkaar
Veel bezoekers van een beurs, congres of fair komen daar met een doel. Het kan zijn dat zij hun leveranciers willen zien, dat zij inspiratie op willen doen of concrete diensten of producten willen inkopen. Ook kan het natuurlijk zijn dat zij er komen om te oriënteren of de beurs een optie voor hen zelf is om te exposeren. Kortom, iedere bezoeker komt er met een doel. Datzelfde geldt voor exposanten. Niet iedere exposant staat stil bij het doel van de beursdeelname, maar er is wel degelijk een doel. Het kan zijn dat zij naamsbekendheid willen creëren, dat zij leads willen verzamelen of kennis willen delen. Maar sommige bedrijven zien een beurs ook als ideale kans om hun klanten te ontmoeten. Denk aan bedrijven die in heel Europa klanten hebben, maar bijvoorbeeld in Amerika gevestigd zijn. Een beursstand op een beurs in Europa geeft hen zo de kans om de klanten persoonlijk te ontmoeten.
Wanneer je tijdens zowel de registratie van de exposant als de registratie van de bezoeker het doel van het bezoek of de expositie vraagt, kun je wellicht overeenkomsten koppelen. Zo draag je daadwerkelijk bij aan het succes van jouw exposanten en bied je een unieke dienst voor de bezoekers.
TIP 5: Gastheerschap
Wellicht is het een extreem cliché en is ‘gastheerschap’ een modewoord, maar ik vind gastheerschap nog steeds een van de belangrijkste en meest ondergewaardeerde eigenschappen van een organisator. Ja, natuurlijk staan er bij de ingang altijd jonge dames en heren je te verwelkomen, maar ondanks dat ze mijn badge uitprinten en kunnen lezen, hoor ik nooit ‘fijne dag, meneer Mulder’ of ‘wat leuk dat u er dit jaar weer bij bent’. Terwijl ze dat wel kunnen weten. Sterker nog, ze zouden zelfs kunnen weten hoe graag ik wilde komen aan de hand van het moment waarop ik de tickets kocht. Er zijn overigens wel hospitality bedrijven die hier op getraind zijn. Dat zijn echte gastheren en dames waar het de taak is om mensen een warm welkom te heten en als bijzaak hebben zij ticketcontrole. Dat is een andere denkwijze en enorm belangrijk. Daarnaast zie of spreek ik als exposant eigenlijk nooit de organisator. En dat terwijl hij toch geld aan mij verdient? Kom op organisatoren van Nederland! Toon je gastheerschap aan je exposanten en bezoekers. Wens hen een goede dag, vraag hen om feedback en bied net ietsje meer dan die andere organisator waar jouw bezoeker ook naar keek. Je zult er geen spijt van krijgen. What goes around…