Is een digitaal evenement de toekomst?

Donderdag 28 mei vond Digital Day plaats. Een digitale beurs van EventSummit en High Profile Events. Een beurs voor en door de evenementenindustrie. Voor ons de eerste digitale beurs waar wij als exposant stonden. En voor zover ik weet de eerste volwaardige digitale beurs voor de evenementenindustrie. Maar is dit nou de toekomst?

De Coronacrisis treft ons allemaal. Ongeacht welke branche je werkt of waar je woont, we hebben allemaal te maken met deze pandemie. Voor de evenementenbranche is de pandemie goed voelbaar. Behalve dat we miljoenen mensen niet kunnen laten genieten van festivals, concerten, seminars, congressen of zelfs kleinere evenementen zoals bruiloften, zijn er ook tal van collega’s die het financieel zwaar hebben. Het samenkomen op een beurs is dan een welkome afwisseling. Ook al is die samenkomst digitaal. Uiteraard zien wij ook tal van initiatieven voor digitale evenementen zoals livestreams van festivals en zogenaamde ‘quarantine sessions’. Super mooie initiatieven, maar ze geven vaak nog niet half het gevoel van een fysiek evenement. Een evenement is namelijk zoveel meer dan luisteren naar sprekers, aanhoren van muziek van onze favoriete artiesten en het drinken van een biertje. Een evenement is een samenkomst van gelijken die samen geïnspireerd willen worden, die samen willen genieten en die samen even willen ontsnappen van de werkelijkheid. Zien dat een ander, net als jij, geraakt wordt door iets dat op het podium gebeurt is onbetaalbaar. Die ongrijpbare dimensie van simultaan fysiek uitwisselen van emotie maakt een evenement tot een beleving.

Nou klinkt dit wellicht als een verheerlijking van evenementen en het bagatelliseren van digitale initiatieven. En geenszins is de bedoeling. Want om heel eerlijk te zijn vond ik Digital Day grandioos! Er was een lobby met live muziek en een dagvoorzitter. Er waren aparte ‘rooms’ waar je kon luisteren naar tal van sprekers. Er was een netwerk-carrousel waarbij je iemand maximaal 4 minuten spreekt waarvan je van tevoren niet weet wie het is. En er was een chat en de mogelijkheid om in gesprek te gaan met exposanten. Eigenlijk best veel elementen van een fysieke beurs vond ik hier. En de netwerk-carrousel was wellicht nog wel het beste. Op een beurs wacht je vaak tot iemand langs je stand loopt en je hoopt dan dat je de aandacht krijgt van diegene. Spannend is dat vaak en heel leuk is het ook niet. Belangrijker nog is dat vrij weinig standhouders echt een ‘beursstrategie’ hebben. Ze hebben geen idee of ze nou relaties willen spreken, aan branding doen of juist nieuwe klanten zoeken. En de meeste zeggen dan dat ze alle 3 doen. Maar als je even verder denkt, is dat niet mogelijk. Een beurs is maar 1 middel en momentum en daarmee moet je focussen op 1 doel. Je gaat ook geen TV commercial inzetten voor zowel relatiebeheer als branding als new businesss.

En daar raak ik wellicht juist het grandioze van Digital Day. Want ik denk dat digitale beurzen niet een substituut zijn van fysieke beurzen. Zeer zeker niet. Maar bij fysieke beurzen moet je altijd een jaar of soms langer wachten tot je weer diezelfde groep mensen ziet en dezelfde kansen krijgt. Door een digitale variant of wellicht 2 of 3 per jaar toe te voegen kun je echt een goede beursstrategie opzetten. Een beursstrategie waarbij je wellicht zelfs gebruikt maakt van een customer journey. Eerst een digitale beurs om mensen kennis te laten maken met iedereen die op de fysieke beurs (enkele weken later) er is zodat de bezoeker zich kan voorbereiden welke stand hij straks wil bezoeken. Dan de fysieke beurs waarbij je tijd en ruimte hebt om je bedrijf te presenteren en dieper in te gaan op de vragen. Maar op een fysieke beurs wordt die stand bezoeker nog niet direct klant. Waarschijnlijk zit hij nog in de ‘attention of ‘interest’ fase. Dan komt de 2e digitale beurs. De kans om dezelfde bezoeker naar de ‘desire’ of ‘attraction’ fase te krijgen. En wellicht wel de bezoeker zo ver te krijgen dat hij jouw product of dienst gaat gebruiken. Of dat je een voorstel mag maken. En zo verlaag je de drempel voor exposanten om deel te nemen, verlaag je de drempel voor bezoekers om een stand te bezoeken en geef je bedrijven ruimte om echt toegevoegde waarde te presenteren. We hoeven het dan niet meer in 30 seconden te proppen die we per voorbijganger krijgen op een fysieke beurs, maar we kunnen het uitsmeren over meerdere bijeenkomsten. Fysiek en digitaal laten samenwerken om optimaal te presteren.

EventSummit en High Profile hebben laten zien dat een goede digitale beurs mogelijk is. Verbeterpunten zijn er zat. Het zou mooi zijn wanneer we makkelijker wat langere 1-1 gesprekken kunnen hebben met mensen uit de netwerk-carrousel. En het zou mooi zijn wanneer we iets meer informatie krijgen voor een betere voorbereiding. En het zou mooi zijn wanneer het platform wat intuïtiever werkt. Echter, dat zijn details. Diepe bewondering voor wat deze mensen hebben neer gezet. En het was een eer om hier aan mee te mogen werken.

Dan de hamvraag: Is een digitaal evenement de toekomst? Ik zeg volmondig ja! Maar niet als substituut, maar als aanvulling op de mooie fysieke evenementen die we samen met liefde organiseren.

Share this article:
Arrow up